מייצאים את הקבצים שכבר יש לכם
כרטסת לקוחות, דוח צ'קים, כרטיסי לקוחות. המערכת בנויה לעבוד עם חשבשבת, פריוריטי, SAP Business One, רווחית, מורנינג, iCount ואחרות. את מבנה הקובץ מאשרים פעם אחת, ומהשבוע הבא הוא נקלט בלי שאלות.
לסיטונאים, יבואנים ומפיצים בישראל
הכסף כבר בחוץ.
עכשיו מחזירים אותו.
סוכן גבייה שעובד מהקבצים שאתם כבר מייצאים מתוכנת הנהלת החשבונות. הוא מסדר את החובות הפתוחים, יודע אילו צ'קים כבר מכסים חוב, ובונה לכם רשימת עבודה שבועית: שיחות קודם, אחר כך מיילים. שום פנייה לא יוצאת בלי אישור שלכם.
פיילוט של 8 שבועות. בלי התממשקות ובלי שינוי בהנהלת החשבונות.
נתוני הדגמה
בנוי בשביל עסקים שמוכרים לעסקים
- עשרות עד מאות לקוחות עסקיים פעילים
- מכירה באשראי: שוטף+30, שוטף+60, שוטף+90
- תשלומים בצ'קים דחויים, בהעברות ובניכוי מס במקור
- הגבייה נעשית היום בטלפון ובאקסל, כשיש זמן
הגבייה תמיד נדחית לשבוע הבא
הנתונים קיימים: כרטסת, דוח צ'קים, גיול. אבל כדי להבין מהם למי להתקשר היום, צריך לשבת שעתיים עם אקסל.
בינתיים חוב של 60 יום הופך לחוב של 120. לפעמים מתקשרים ללקוח שכבר שילם או שמסר צ'ק, ומבזבזים את הקשר.
מתמונה עמוסה
לרשימת עבודה ברורה
המערכת בודקת ומסדרת
גיל כל חוב, תשלומים שקוזזו מול חשבוניות, צ'קים שמכסים חוב, ניכוי במקור, מחלוקות פתוחות. כשמשהו לא מסתדר, למשל סכומים שלא תואמים לסה"כ בדוח, היא אומרת את זה ולא מנחשת.
מקבלים רשימת עבודה שבועית
מסודרת לפי מה שהכי חשוב עכשיו: שיחות קודם, אחר כך טיוטות מייל, ומשימות שצריכות אדם. ליד כל לקוח: למה הוא ברשימה ומה לומר לו.
מאשרים, פועלים, ורואים מה עבד
מתעדים את תוצאת השיחה ומאשרים כל מייל לפני שהוא יוצא. בסוף השבוע מקבלים דוח: מה נגבה, מה הובטח, ומה דורש החלטה.
עדיף לא לפנות, מאשר לפנות בטעות
פנייה שגויה ללקוח עולה יותר מתשלום שהתעכב. לכן המערכת לא תציע פנייה ללקוח כשאין ודאות, ובמקום זה תסמן את המקרה לבדיקה שלכם:
צ'ק שמכסה את החובאם יש צ'ק דחוי שמכסה את היתרה, אין למה להתקשר.
מחלוקת פתוחהלקוח שטוען שהסחורה הגיעה פגומה לא מקבל תזכורת תשלום.
נתונים ישניםאם הקובץ האחרון לא עדכני, אף פנייה לא מוכנה עד שמייבאים קובץ חדש.
תשלום שלא ברור על מהתשלום שלא ברור לאילו חשבוניות שייך מסומן לבדיקה, ולא נשלחת עליו תזכורת.
ועוד עיקרון אחד: רק הנהלת החשבונות קובעת מה שולם. הבטחה בטלפון או צילום של העברה לא משנים יתרה. תשלום נחשב שהתקבל רק כשהוא מופיע בייבוא הבא מהתוכנה שלכם.
אוטומציה, עם שיקול דעת אנושי
המערכת עושה את עבודת ההכנה: מסדרת, מתעדפת, מנסחת ובודקת. אתם מחליטים מה יוצא, למי ומתי.
- אדם מאשר כל פנייה. אין בקוד דרך לשלוח בלי אישור.
- כל מספר במייל נבדק מול הנתונים לפני שהוא מוצג לכם. סכום, מספר חשבונית או תאריך שלא קיימים בנתונים חוסמים את האישור.
- אישור תקף 48 שעות. אם הנתונים השתנו מאז, למשל כי הגיע תשלום, הטיוטה מבוטלת אוטומטית.
- מתג עצירה. כל משתמש יכול לעצור את כל הפניות בלחיצה אחת. רק בעל העסק מחזיר אותן לפעולה.
כל מה שצריך
כדי להתקדם
01 · רשימת עבודה שבועית
מתחילים ממה שחשוב עכשיו
רשימה אחת שמסודרת לפי גובה החוב, גילו והתנהגות הלקוח. ליד כל שורה: למה הלקוח ברשימה ומה הצעד הבא.
02 · כרטיס שיחה
נכנסים לשיחה מוכנים
מה פתוח, מה הובטח בפעם הקודמת, אילו צ'קים בדרך. אחרי השיחה בוחרים תוצאה: שילם, הבטיח (תאריך וסכום), מחלוקת, לא ענה. הצעד הבא נקבע לבד.
03 · אישורים
רואים הכול לפני הלקוח
נמען, סכום, החשבוניות, מה השתנה מאז הפנייה הקודמת, ותוצאת הבדיקה. עורכים, דוחים או מאשרים, ושולחים מתיבת המייל שלכם.
04 · דוח שבועי
מסיימים שבוע עם תשובות
מה נגבה, מה הובטח ומה הופר, מה תקוע ולמה. ומול נקודת ההתחלה: האם החוב מעל 60 יום ירד.
פחות מרדף.
יותר שליטה.
המידע נשאר מדויק, העומס התפעולי יורד, והקשר עם הלקוחות נשאר אנושי.
גיל חוב במבט אחדלפי לקוח ולפי חשבונית, מחושב מהנתונים שלכם.
מעקב הבטחותהבטחה נרשמת רק עם תאריך וסכום. "אשלם בקרוב" לא נחשב הבטחה.
עברית מלאהכולל קבצים בקידודים ישנים ועברית הפוכה מתוכנות ותיקות.
אדם מאשר כל צעדהמערכת מכינה, אתם מחליטים.
התראות חריגיםייבוא שנכשל, משימה באיחור, טיוטה שבוטלה. שום דבר לא נופל בין הכיסאות.
מדידה לאורך זמןחוב מעל 60 ו-90 יום וימי גבייה, מול נקודת ההתחלה שלכם.
8 שבועות. קודם בודקים, אחר כך פועלים.
שבוע ראשון · נקודת התחלה
מייבאים את הקבצים ומאשרים את המבנה פעם אחת. המערכת שומרת תמונת מצב: כמה חוב פתוח, כמה ממנו מעל 60 יום, ימי גבייה.
שבועות 2-3 · הרצה בצל
המערכת בונה את רשימת העבודה, ואף פנייה לא יכולה לצאת. אתם מסמנים ליד כל שורה "הייתי עושה" או "לא הייתי", ומציינים לקוחות שחסרים ברשימה. כך רואים אם היא חושבת כמוכם, לפני שמשהו מגיע ללקוח.
שבועות 3-8 · עבודה אמיתית
רק כשאתם מרוצים, בעל העסק מעביר את המערכת לפעולה. שיחות, מיילים מאושרים ודוח שבועי.
שבוע 8 · סיכום
מסתכלים יחד על המספרים מול נקודת ההתחלה ומחליטים אם להמשיך.
מה נבקש מכם: ייבוא שבועי של אותם קבצים, ו-15 דקות שיחת משוב בשבוע.
הנתונים שלכם נשארים שלכם
לפני תחילת הפיילוט נחתום יחד על הסכם סודיות ועיבוד מידע, שמגדיר מה נשמר, איפה, מי רואה ומתי זה נמחק.
שאלות נפוצות
האם המערכת שולחת הודעות לבד?
לא. כל מייל מוכן כטיוטה, נבדק מול הנתונים ומחכה לאישור שלכם. אחרי האישור אתם שולחים אותו מתיבת המייל שלכם ומסמנים שנשלח. שיחות טלפון עושים אתם, עם כרטיס שיחה מוכן.
צריך להחליף תוכנה או לחבר משהו?
לא. עובדים עם הקבצים שאתם כבר מייצאים: כרטסת, דוח צ'קים, כרטיסי לקוחות. בפעם הראשונה מאשרים את המבנה של כל קובץ, ומאז הייבוא לוקח דקה.
איך נקבע מי נכנס לרשימה השבוע?
לפי גובה החוב, כמה זמן הוא באיחור, האם הלקוח עמד בהבטחות קודמות, ומה קרה בפנייה האחרונה. לקוח שצ'ק מכסה את החוב שלו, שיש איתו מחלוקת, או שהנתונים עליו לא ודאיים, לא מקבל פנייה. הוא מסומן לבדיקה שלכם. ליד כל שורה כתוב למה היא שם.
מה קורה כשלקוח אומר "שילמתי"?
נרשם שהוא טוען ששילם, והתזכורות אליו נעצרות עד הייבוא הבא. אם התשלום מופיע בהנהלת החשבונות, הוא נסגר. אם לא, הוא חוזר לרשימה עם ההקשר המלא.
מה מופיע בדוח השבועי?
מה נגבה, מה הובטח ומה הופר, אילו פניות יצאו, מה תקוע ומחכה להחלטה, ואיך המספרים זזו מול נקודת ההתחלה.
כמה זמן זה לוקח בשבוע?
המטרה בפיילוט היא פחות מ-30 דקות בשבוע לרשימה עצמה, בלי זמן השיחות. נמדוד את זה יחד.
מתי אפשר להצטרף?
אנחנו פותחים מספר מצומצם של מקומות לפיילוט. השאירו פרטים ונחזור אליכם.
הגבייה הבאה
מתחילה בסדר.
השאירו פרטים ונבדוק יחד אם הפיילוט מתאים לעסק שלכם.